Wie man ein professionelles Kündigungsschreiben verfasst: Muster & Tipps
Ein korrektes Kündigungsschreiben ist der entscheidende Schritt, wenn du dein Arbeitsverhältnis beenden möchtest. Es dient als rechtlich bindende Erklärung und sollte daher sorgfältig formuliert sein. In diesem Ratgeber erfährst du, worauf es bei einem Kündigungsschreiben ankommt, welche formalen Anforderungen es gibt und wie du typische Fehler vermeidest. Zudem findest du hier kostenlose Vorlagen, die du direkt für deine eigene Kündigung nutzen kannst.
Warum ein korrektes Kündigungsschreiben wichtig ist
Ein Kündigungsschreiben ist mehr als nur eine Formalität. Es ist ein rechtlich bindender Nachweis deiner Entscheidung, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Ein fehlerhaftes Kündigungsschreiben kann weitreichende Konsequenzen haben:
- Es könnte rechtlich unwirksam sein
- Es kann zu Verzögerungen beim Beenden des Arbeitsverhältnisses führen
- Es kann den Anspruch auf Arbeitslosengeld gefährden
- Es kann zu einem schlechten Verhältnis mit dem ehemaligen Arbeitgeber führen
Wichtig zu wissen: Nach § 623 BGB muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Eine Kündigung per E-Mail, SMS, Fax oder mündlich ist unwirksam!
Ein professionelles Kündigungsschreiben zeigt Respekt gegenüber deinem Arbeitgeber und hinterlässt einen positiven letzten Eindruck. Dies kann besonders wichtig sein, wenn du in Zukunft ein Arbeitszeugnis oder eine Referenz benötigst.
Formale Anforderungen an ein Kündigungsschreiben
Damit dein Kündigungsschreiben rechtswirksam ist, musst du bestimmte formale Anforderungen beachten:
Schriftform
Die Kündigung muss auf Papier erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. Elektronische Unterschriften oder digitale Dokumente sind nicht ausreichend.
Eindeutigkeit
Die Kündigungsaussage muss unmissverständlich sein. Formulierungen wie “Hiermit kündige ich…” machen klar, dass es sich um eine Kündigung handelt.
Zeitpunkt
Das Kündigungsschreiben muss einen konkreten Termin nennen, zu dem die Kündigung wirksam werden soll, unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist.
Achtung: Ein Kündigungsschreiben MUSS eigenhändig unterschrieben werden. Eine eingescannte oder elektronische Unterschrift ist nicht ausreichend und macht die Kündigung unwirksam!
Der Zugang des Kündigungsschreibens ist entscheidend für den Beginn der Kündigungsfrist. Am sichersten ist die persönliche Übergabe vor Zeugen oder der Versand als Einschreiben mit Rückschein.
Aufbau eines professionellen Kündigungsschreibens
Ein professionelles Kündigungsschreiben folgt einem klaren Aufbau. Hier sind die wichtigsten Bestandteile:
Pflichtbestandteile
- Briefkopf: Dein vollständiger Name und deine aktuelle Anschrift, darunter Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Datum: Das aktuelle Datum des Schreibens (rechtsbündig)
- Betreff: Eindeutige Bezeichnung als “Kündigung” mit Bezug zum Arbeitsvertrag
- Anrede: Persönliche Anrede an den zuständigen Ansprechpartner
- Kündigungserklärung: Unmissverständliche Erklärung der Kündigung mit Nennung des Endtermins
- Grußformel und Unterschrift: Klassische Grußformel mit eigenhändiger Unterschrift
Optionale Bestandteile
- Begründung: Eine sachliche Begründung der Kündigung (nicht verpflichtend)
- Danksagung: Dank für die Zusammenarbeit (empfohlen für einen positiven Abschluss)
- Bitte um Empfangsbestätigung: Sichert den Nachweis des Zugangs
- Bitte um Arbeitszeugnis: Anfrage nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis
Tipp: Bitte immer um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Darauf hast du einen gesetzlichen Anspruch, und es ist wichtig für deine zukünftigen Bewerbungen.
Kostenlose Kündigungsschreiben Vorlagen
Hier findest du verschiedene Muster für Kündigungsschreiben, die du direkt für deine eigene Kündigung anpassen kannst. Wähle die Vorlage, die am besten zu deiner Situation passt.
Standardkündigung (ordentliche Kündigung)
Standardkündigung herunterladen
Lade dir unsere kostenlose Vorlage für eine ordentliche Kündigung herunter und passe sie an deine persönliche Situation an.
Kündigung in der Probezeit
Probezeit-Kündigung herunterladen
In der Probezeit gelten kürzere Kündigungsfristen. Nutze diese Vorlage für eine rechtssichere Kündigung während der Probezeit.
Fristlose Kündigung
Fristlose Kündigung herunterladen
Eine fristlose Kündigung ist nur aus wichtigem Grund möglich. Diese Vorlage hilft dir, die besonderen Anforderungen zu erfüllen.
Weitere Kündigungsvorlagen
Wohnung
Für die Kündigung deines Mietvertrags
Versicherung
Für die Kündigung deiner Versicherungsverträge
Handyvertrag
Für die Kündigung deines Mobilfunkvertrags
Beispiel eines vollständigen Kündigungsschreibens
Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
Muster GmbH
Personalabteilung
z.H. Frau Schmidt
Firmenweg 45
67890 Firmenhausen
Musterstadt, 15.05.2023
Kündigung meines Arbeitsvertrages zum 31.07.2023
Sehr geehrte Frau Schmidt,
hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag vom 01.03.2020 ordentlich und fristgerecht zum 31.07.2023.
Ich bedanke mich für die gute und kollegiale Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren. Die Zeit bei der Muster GmbH war für mich sehr wertvoll und ich konnte viele wichtige berufliche Erfahrungen sammeln.
Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Kündigungsschreibens sowie das genannte Beendigungsdatum schriftlich.
Ferner bitte ich Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen und dieses zusammen mit meinen Arbeitspapieren an meine oben genannte Adresse zu senden.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Max Mustermann
Hinweis: Dieses Beispiel zeigt eine ordentliche Kündigung mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist. Prüfe in deinem Arbeitsvertrag, welche Kündigungsfrist für dich gilt!
Kündigungsfristen richtig berechnen
Die Einhaltung der korrekten Kündigungsfrist ist entscheidend für die Wirksamkeit deiner Kündigung. Hier erfährst du, welche Fristen gelten und wie du sie berechnest.
Gesetzliche Kündigungsfristen
Nach § 622 BGB Abs. 1 können Arbeitnehmer mit einer Grundkündigungsfrist von 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen.
In der Probezeit gilt in der Regel eine verkürzte Kündigungsfrist von 2 Wochen, wobei die Kündigung zu jedem Kalendertag möglich ist.
Vertragliche Kündigungsfristen
Im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können längere Kündigungsfristen vereinbart sein. Diese gelten dann vorrangig vor den gesetzlichen Fristen.
Wichtig: Die Kündigungsfrist für Arbeitnehmer darf nie länger sein als die für den Arbeitgeber und darf 7 Monate nicht übersteigen.
Bei Unsicherheit über die genaue Frist kannst du in deinem Kündigungsschreiben folgende Formulierung verwenden:
“Sollte eine Kündigung zum [gewünschtes Datum] nicht möglich sein, kündige ich vorsorglich und hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.”
Kündigungsfristen für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber gelten je nach Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers unterschiedliche Kündigungsfristen:
| Dauer der Beschäftigung | Kündigungsfrist |
| 0 – 6 Monate (Probezeit) | 2 Wochen, täglich |
| 7 Monate bis 2 Jahre | 4 Wochen zum 15. / Ende des Monats |
| 2 Jahre | 1 Monat zum Ende des Monats |
| 5 Jahre | 2 Monate zum Ende des Monats |
| 8 Jahre | 3 Monate zum Ende des Monats |
| 10 Jahre | 4 Monate zum Ende des Monats |
| 12 Jahre | 5 Monate zum Ende des Monats |
| 15 Jahre | 6 Monate zum Ende des Monats |
| 20 Jahre | 7 Monate zum Ende des Monats |
Sonderfälle: Fristlose Kündigung und befristete Verträge
Fristlose Kündigung durch Arbeitnehmer
Eine fristlose Kündigung ist nach § 626 BGB nur aus “wichtigem Grund” möglich, wenn dir die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zumutbar ist.
Wichtige Gründe können sein:
- Ausbleibende Gehaltszahlungen über längere Zeit
- Bedrohungen oder körperliche Angriffe durch den Arbeitgeber
- Sexuelle Belästigung oder Mobbing am Arbeitsplatz
- Missachtung von Arbeitsschutzvorschriften
- Aufforderung zu strafbaren Handlungen
Wichtig: Bei einer fristlosen Kündigung musst du innerhalb von 2 Wochen nach Kenntnis des wichtigen Grundes handeln und den Arbeitgeber schriftlich informieren!
Kündigung bei befristeten Verträgen
Ein befristeter Arbeitsvertrag endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Zeit, ohne dass eine Kündigung erforderlich ist.
Eine vorzeitige Kündigung ist nur möglich, wenn:
- Eine entsprechende Kündigungsklausel im Arbeitsvertrag enthalten ist
- Ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vorliegt
Die rechtliche Grundlage hierfür findet sich in § 15 Absatz 3 und 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG).
Häufige Fehler beim Kündigungsschreiben vermeiden
Formfehler
- Kündigung per E-Mail oder SMS (unwirksam!)
- Fehlende eigenhändige Unterschrift
- Falsche oder unvollständige Adressangaben
- Falscher Ansprechpartner
Inhaltliche Fehler
- Unklare Kündigungsformulierung
- Fehlendes oder falsches Kündigungsdatum
- Falsche Berechnung der Kündigungsfrist
- Emotionale oder beleidigende Äußerungen
Strategische Fehler
- Kündigung ohne neuen Job in Aussicht
- Vergessen, ein Arbeitszeugnis anzufordern
- Keine Klärung des Resturlaubs
- Keine Sicherstellung des Zugangs der Kündigung
“Die formal korrekte und schriftliche Kündigung ist endgültig und lässt sich nicht zurücknehmen. Ein ‘versehentlich gekündigt’ gibt es im Arbeitsrecht nicht.”
Häufige Fragen zum Kündigungsschreiben
Zu welchem Datum muss ich kündigen: Zum 31. oder zum 1.?
In der Regel wird die Kündigung zum Monatsende ausgesprochen, also zum 31. (bzw. 30./28./29. je nach Monat). Du kündigst richtig zum letzten Arbeitstag. Die Kündigungsfrist beginnt ab dem Zeitpunkt des Zugangs der Kündigung beim Arbeitgeber.
Sollte ich das Kündigungsschreiben per Post oder persönlich übergeben?
Beide Wege sind möglich. Die persönliche Übergabe zeigt mehr Stil und Respekt, besonders wenn du im Guten gehst. Wichtig ist, dass du den Zugang der Kündigung nachweisen kannst. Bei persönlicher Übergabe idealerweise vor Zeugen oder mit einer Empfangsbestätigung, bei postalischem Versand am besten als Einschreiben mit Rückschein.
Droht mir eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld?
Ja, bei einer Eigenkündigung droht in der Regel eine 3-monatige Sperre beim Arbeitslosengeld. Dies gilt auch bei einem Aufhebungsvertrag. Ausnahmen sind möglich, wenn du aus wichtigem Grund gekündigt hast, z.B. bei Mobbing oder Gesundheitsgefährdung am Arbeitsplatz. Diese Gründe musst du jedoch nachweisen können, idealerweise mit ärztlichen Attesten oder anderen Belegen.
Was passiert mit meinem Resturlaub nach der Kündigung?
Dein Urlaubsanspruch bleibt auch nach der Kündigung bestehen. Wird die Kündigung frühestens am 1. Juli wirksam, steht dir der volle gesetzliche Resturlaub zu, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens 6 Monate bestanden hat. Bei kürzerer Beschäftigungsdauer oder einem Kündigungstermin in der ersten Jahreshälfte wird der Urlaub anteilig gewährt. Nimm deinen Resturlaub möglichst vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses, da eine finanzielle Abgeltung nur in Ausnahmefällen möglich ist.
Kann ich meine Kündigung rückgängig machen?
Nein, eine formal korrekte und schriftliche Kündigung ist endgültig und lässt sich nicht einseitig zurücknehmen. Eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses ist nur möglich, wenn beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – damit einverstanden sind. Bei einer mündlichen Kündigung im Affekt besteht eventuell die Möglichkeit eines Widerrufs, da mündliche Kündigungen grundsätzlich unwirksam sind.
Alle Kündigungsvorlagen im Überblick
Hier findest du noch einmal alle Kündigungsvorlagen zum Download. Wähle die passende Vorlage für deine Situation und passe sie an deine persönlichen Umstände an.
| Vorlage | Word-Format | PDF-Format | Besonderheit |
| Standardkündigung | Word | Für reguläre Arbeitsverhältnisse | |
| Kündigung in der Probezeit | Word | Verkürzte Kündigungsfrist (2 Wochen) | |
| Fristlose Kündigung | Word | Nur bei wichtigem Grund | |
| Kündigung Wohnung | Word | Für Mietverträge | |
| Kündigung Versicherung | Word | Für Versicherungsverträge | |
| Kündigung Handyvertrag | Word | Für Mobilfunkverträge |
Alle Vorlagen als Paket herunterladen
Spare Zeit und lade alle Kündigungsvorlagen auf einmal herunter. Das Paket enthält alle oben aufgeführten Vorlagen im Word- und PDF-Format.
Fazit: Ein professionelles Kündigungsschreiben hinterlässt einen guten Eindruck
Ein korrektes und professionelles Kündigungsschreiben ist nicht nur rechtlich wichtig, sondern hinterlässt auch einen positiven letzten Eindruck bei deinem Arbeitgeber. Dies kann für zukünftige Referenzen oder ein gutes Arbeitszeugnis entscheidend sein.
Achte besonders auf die formalen Anforderungen: Schriftform, eigenhändige Unterschrift, eindeutige Formulierung und korrekte Kündigungsfrist. Nutze unsere Vorlagen als Grundlage und passe sie an deine persönliche Situation an.
Denke daran, dass eine Kündigung ein wichtiger Schritt in deiner beruflichen Laufbahn ist. Bereite dich gut vor, kläre offene Fragen wie Resturlaub und Arbeitszeugnis, und gehe professionell mit der Situation um.
Checkliste für deine Kündigung:
- Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag prüfen
- Professionelles Kündigungsschreiben verfassen
- Zugang der Kündigung sicherstellen
- Resturlaub klären
- Arbeitszeugnis anfordern
- Übergabe der Arbeit planen
- Professionell Abschied nehmen
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